Privacy Statement St. Maartengroep Gronsveld (Jong Nederland Gronsveld)

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) van kracht. De AVG gaat over de verwerking van persoonsgegevens en de rechten van degenen wiens persoonsgegevens verwerkt worden.

De St. Maartengroep Gronsveld, de Gronsveldse afdeling van Jong Nederland Limburg, verwerkt persoonsgegevens van haar (oud-)jeugdleden, leiders, bestuursleden en derden en hecht grote waarde aan de bescherming hiervan. In dit privacy statement beschrijven wij welke gegevens wij verwerken en waarom, wie toegang heeft tot deze gegevens, waar en hoe lang deze worden opgeslagen en waarvoor deze worden gebruikt.

Overzicht persoonsgegevens
De persoonsgegevens die wij verwerken, zijn de gegevens die door de ouder(s) zijn ingevuld op het inschrijfformulier. Dit formulier wordt door de penningmeester verwerkt in het ledenadministratiesysteem PION, beschikbaar gesteld door Jong Nederland Limburg. Door inschrijving in dit systeem is de ingeschreven persoon lid van onze vereniging de contributie verschuldigd en daarmee ook via de collectieve verzekering van Jong Nederland Limburg verzekert voor ongevallen, rechtsbijstand, wettelijke en bestuurlijke aansprakelijkheid tijdens onze activiteiten. Bijzondere persoonsgegevens worden niet opgeslagen tenzij er dringende redenen zijn om bijvoorbeeld medische gegevens wel te moeten opslaan omdat deze structureel in het belang van het ingeschreven kind bekend dienen te zijn. De gegevens die bij de aanmelding voor activiteiten zoals (zomer-)kamp worden gevraagd op aanmeld-briefjes (waaronder bijvoorbeeld informatie over medicijnen en allergieën die valt onder de categorie bijzondere persoonsgegevens), worden na de betreffende activiteit vernietigd en niet bewaard.

Toegang tot persoonsgegevens
Om misbruik en onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te beperken hanteren wij een aantal uitgangspunten:

• De penningmeester heeft toegang tot alle persoonsgegevens die geregistreerd staan.
• De leiding heeft enkel toegang tot persoonsgegevens die voor hen noodzakelijk zijn om te weten. Dit betreffen de persoonsgegevens van jeugdleden van de eigen groep waaraan zij leiding geven en eventueel de persoonsgegevens van andere groepen indien dit noodzakelijk is ter voorbereiding en uitvoering van een activiteit (zoals bijvoorbeeld de kampleider op zomerkamp).
• Het opgegeven telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt om de ouders op de hoogte te stellen van de activiteiten van de betreffende groep. Hiertoe worden “Whats-app”-groepen aangemaakt door de groepsleiding. Bij beëindiging van het lidmaatschap of overgang naar een andere groep, worden deze gegevens uit de “Whats-app”-groep verwijderd.
• Onder de leiding wordt per groep een verantwoordelijke aangesteld. Diegene heeft als taak de naleving van de AVG in zijn/haar groep te waarborgen.
• Een aantal persoonsgegevens staan geregistreerd bij de overkoepelende organisatie Jong Nederland Limburg. Hoe zij met deze persoonsgegevens omgaat, staat beschreven in het privacy-beleid van Jong Nederland Limburg (www.jongnl.nl)

Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren de (bijzondere) persoonsgegevens van jeugdleden en leiding tenminste voor de duur dat diegene bij ons staat ingeschreven + drie maanden in het ledenadministratiesysteem PION. Na deze drie maanden worden de gegevens verwijderd. Indien een lid binnen drie maanden terugkeert, worden gegevens overgenomen en bespaart dit administratieve handelingen.

De persoonsgegevens die in het kader van activiteiten zoals (zomer-)kampen worden verkregen, worden na afloop van deze activiteit vernietigd en mogen niet worden bewaard.

Rechten van jeugdleden, ouders/verzorgers
Onder de AVG gelden een aantal privacy-rechten. Dit betreffen rechten waar, in dit geval jeugdleden en ouders/verzorgers zich altijd op kunnen beroepen. Deze rechten betreffen:

• Het recht op dataportabiliteit: dit is het recht om persoonsgegevens over te dragen
• Het recht op vergetelheid: dit is het recht om vergeten te worden. Alle persoonsgegevens worden hierbij verwijderd.
• Het recht op inzage: het recht om in te kunnen zien welke persoonsgegevens verwerkt worden en bij welke activiteiten dit gebeurt.
• Het recht op rectificatie en aanvulling: dit is het recht om wijzigingen in de persoonsgegevens door te geven. Deze dienen dan aangepast te worden.
• Het recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking: dit is het recht om de verwerking van persoonsgegevens in te trekken.

Indien jeugdleden en/of ouders/verzorgers zich willen beroepen op een of meer van bovenstaande rechten kunnen zij contact opnemen via penningmeesterjng@live.nl. De aanvraag wordt beoordeeld, waarna we bekijken of we hieraan kunnen en mogen voldoen.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek, zullen wij dit melden bij de overkoepelende organisatie Jong Nederland Limburg. Na melding van een datalek zal ook het lid, waarvoor dit datalek geldt, op de hoogte worden gebracht en zal er actie ondernomen worden om de impact van de datalek te beperken.

Dit Privacy Statement is ook gepubliceerd op onze website www.jngronsveld.nl